Como elaborar o Fluxo de Caixa diário e mensal
O Fluxo de Caixa é um instrumento de gestão contábil utilizado para projetar todas as entradas e as saídas de recursos financeiros da empresa em um determinado período futuro.
Com isso, ele permite ao gestor visualizar como será o saldo de caixa para o período estipulado.
Em contrapartida, um fluxo de caixa mal feito pode trazer inúmeros problemas para a organização como, por exemplo, o vencimento de obrigações a pagar ou desfalques.
Este segundo, quando acontece obriga a empresa a contrair empréstimos para não gerar débitos com fornecedores e afetar as transações futuras.
A falta de planejamento financeiro ou ausência de projeção de fluxo de caixa é uma das maiores causas de falência das empresas.
Ele é de fácil elaboração, e pode ser feito por um consultor contábil ou pelo contador da empresa.
Então, para evitar problemas na saúde financeira da empresa, o fluxo de caixa deve ser utilizado para controle e como base na tomada de decisões.
Como fazer o Fluxo de Caixa
Existem dois tipos de fluxos de caixa no meio contábil: o diário e o mensal.
Vejamos a diferença entre eles e suas principais características:
Fluxo de Caixa Mensal
Como o próprio nome diz, ele é realizado mês a mês. Ele apresenta as entradas e saídas no período de um mês.
Desse modo, ajuda a mensurar o que precisa ser trabalhado no negócio e dá uma visão mais abrangente do desempenho no mês em questão.
Portanto ele é uma opção complementar ao fechamento diário, auxiliando o processo de gestão.
Outra vantagem desse método é que ele auxilia na visão da sazonalidade do negócio, isto é, em quais meses a empresa tem melhor desempenho e por que.
Fluxo de Caixa Diário
Nesse modelo, todo o sistema deve ser analisado diariamente, com o controle sobre as movimentações daquele dia em questão, desde a abertura das atividades até seu fechamento.
Em geral ele é usado em empresas com muitas movimentações financeiras, como lojas, supermercados, serviços de atendimento ao público em geral.
Dessa forma, uma empresa que trabalha com vendas diárias, precisa de um fluxo de caixa diário, para controlar de forma adequada as entradas e saídas de seu negócio.
Caso contrário, um controle de fluxo de caixa em períodos maiores, para este tipo de negócio, pode significar muitos prejuízos.
Tendo em vista essas informações, acompanhar diariamente o fluxo de caixa auxilia não só no controle, mas também na saúde do negócio.
Em outras palavras, fazendo um controle diário das entradas e saídas, é possível identificar e evitar problemas que levam a perda de recursos e evitar falhas e divergências de informação.
Assim, as chances de reverter o quadro antes que se torne um problema aumentam.
Entretanto é importante frisar que um não substitui o outro. Eles são complementares e juntos tornam o negócio atrativo ao mercado e à gestão.
Vantagens da elaboração do Fluxo de Caixa
- Controle preciso sobre as transações financeiras do período;
- Permite identificar os períodos de maior e menor venda, apontando talvez uma sazonalidade;
- Garantia de um controle financeiro mais rígido.
Como elaborar
Existem inúmeras formas de elaborar um bom fluxo de caixa, no entanto a forma mais comum e que ainda é muito usada são as planilhas.
Há a opção da criação da própria planilha, contudo dá um certo trabalho e há o risco de deixar de fora alguns elementos importantes caso o profissional não seja entendido de contabilidade.
Outra opção é a utilização de planilhas prontas, elas são mais completas e estão disponíveis para serem baixadas e utilizadas.
Independente da forma que será escolhida, algumas etapas devem ser seguidas para facilitar a elaboração:
- Organizar a rotina diária registrando todas as informações e transações financeiras, desde um simples café até uma grande compra de mercadoria;
- Registre todos os valores, datas e prazos, bem como se o pagamento foi a vista ou a prazo e o modo de pagamento, dinheiro, cartão, etc;
- Tenha sempre uma reserva financeira para situações de imprevistos ou para suprir uma possível inadimplência de um cliente;
- Mantenha a base de dados sempre atualizada, se possível diariamente;
- Analise periodicamente os registros para corrigir possíveis erros a tempo;
- Utilize um software de gestão para o fluxo de caixa.
Caso opte por criar a própria planilha, mas não tem ideia de como fazer ou por onde começar, vai um passo a passo simples:
- Diferencie o que é despesa e receita, pode ser utilizando cores diferentes;
- Divida em categorias, pode ser de acordo com a atividade, com o ramo do negócio;
- Separe o que é despesa fixa e o que é despesa variável;
- Insira todas as movimentações feitas no negócio;
- Registre todas as contas a receber;
- Faça um registro do que ainda não foi recebido;
- Mantenha a planilha o mais detalhada possível e sempre organizada.
Como aplicar o Fluxo de Caixa em um negócio
Antes de escolher a estrutura utilizada, é preciso analisar a natureza da empresa e a necessidade dos gestores.
O resultado do fluxo de caixa é o saldo disponível (em dinheiro disponível no caixa, ou depositado em conta corrente nos bancos, etc.) apurado pela diferença entre o total do valor dos recebimentos e pagamentos efetivamente realizados em uma determinada data ou período).
O saldo final do fechamento de caixa deve corresponder ao valor dos recursos disponíveis no caixa da empresa ou depositados em contas corrente (banco).
A sua aplicação correta traz os seguintes benefícios:
- Estabelecer uma política de corte de despesas, especialmente quando identificar gastos com itens supérfluos ou desnecessários;
- Investir mais em marketing para aumentar as vendas;
- Estruturar um plano orçamentário mais condizente com a realidade da empresa;
- Negociar datas melhores para pagamentos de obrigações, tendo em vista os períodos dos recebimentos;
- Evitar equívocos ao solicitar crédito, até mesmo descartando essa ideia.
Conclusão
Sabendo melhor sobre a situação financeira do negócio, é possível entender quando ele eventualmente precisa de dinheiro e quanto exatamente, e quando isso é desnecessário.
Sem o fluxo, é possível pensar que ele necessita de capital externo quando, na verdade, ele tem como se manter sozinho.
Ele também indica a liquidez imediata da organização, as disponibilidades econômicas, o dinheiro vivo ou em contas bancárias e facilita seu uso.
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