Conceitos fundamentais para desenvolver um Planejamento Orçamentário
O Planejamento Orçamentário é certamente uma das atividades mais importantes para a saúde financeira de uma empresa.
O objetivo principal de uma empresa é gerar lucros para seus sócios, ou seja, fazer qualquer negócio sem um planejamento prévio é colocar a empresa em risco e ocasionar perda de dinheiro ou lucro abaixo do esperado.
Desse modo, tal planejamento é uma das melhores ferramentas para ajudar no processo de tomada de decisão em uma empresa.
Sendo assim, ele deve ser feito em qualquer organização, independentemente do seu porte, seja ela grande ou pequena empresa.
O que é Planejamento Orçamentário
Em resumo, ele funciona como uma contabilidade inversa.
Enquanto a contabilidade analisa as entradas e saída de um período passado, o planejamento orçamentário tenta prever o futuro, para se preparar adequadamente com base nos dados atuais.
Ele consiste em planejar as despesas, receitas, investimentos e custos que a empresa terá em um determinado período.
Existem diversos tipos de planejamento orçamentário, são eles:
- Ajustado;
- Estático;
- Flexível;
- Matricial;
- Incremental;
- Contínuo;
- Base zero.
Veja abaixo cada um deles.
Ajustado
É elaborado com a finalidade de fazer ajustes no orçamento de acordo com o necessário.
Se as despesas nos primeiros meses foram o dobro do que foi planejado, por exemplo, os gastos dos meses seguintes deverão ser menores para compensar os anteriores, havendo um ajuste no orçamento.
Estático
Ele permanece inalterado durante toda sua execução, e um dos motivos para isso é que ele serve de base para o controle das operações.
Da mesma forma, baseia a remuneração média dos gestores.
Flexível
Utilizado para controlar as despesas operacionais e de fabricação, permite atualizar as projeções para acompanhar os valores praticados no plano real.
Ele foi criado com intuito de realizar mudanças nas hipóteses de grandes variações de volumes entre o esperado e o real, o que não ocorre no estático.
Matricial
Sua estratégia intercala dois eixos para definir os planos futuros, gerando uma matriz, por isso o nome matricial.
- Subdivisões da empresa — são os centros de custos, unidades ou departamentos, como marketing, vendas, financeiro, entre outros;
- Pacotes – são as receitas, despesas, os custos ou investimentos da organização.
Incremental
Nesse, os orçamentos de períodos anteriores servem de base para a elaboração de posteriores projeções. Embora superficial, é uma técnica ágil e de menor custo.
Os gestores coletam os valores de cada uma das unidades de controle e incrementam com um percentual de correção, que pode ter como base uma taxa fixa, ajustes considerando a inflação ou, o crescimento econômico esperado da empresa.
Contínuo
Utilizado em empresas com produtos com curtos ciclos de vida, esse modelo foca em necessidades de rápidas mudanças nos seus processos.
Com a realização de revisões mensais, trimestrais ou semestrais do orçamento em um período de cerca de 12 meses, seu objetivo é estudar constantemente as receitas e despesas.
Desse modo o gestor obtém resultados que servirão de base para a elaboração de orçamentos futuros mais vantajosos.
Base Zero
Muito utilizado em empresas que estão começando agora suas atividades no mercado, a projeção é iniciada do zero, sem considerar quaisquer dados passados da empresa.
Apesar de mais demorada e custosa, ela é mais detalhista e completa, pois analisa a evolução de todas as contas e atividades da organização minuciosamente.
Por que o Planejamento Orçamentário deve ser feito?
Ele é fundamental quando o intuito da empresa é manter a saúde financeira saudável.
Em outras palavras, esse instrumento funciona como um termômetro, mostrando se a empresa está gerando lucros ou prejuízo para seus sócios.
Do mesmo modo, norteia as decisões sobre investimentos e alavancagem de capital na organização.
O que torna essa técnica tão relevante e necessária é a capacidade oferecer dados e informações de apoio à tomada de decisão.
Sem essas informações, a gestão de uma empresa atua no escuro, sem saber qual caminho deve seguir.
Alguns elementos são fundamentais na elaboração do Planejamento Orçamentário:
- Orçamento mensal da empresa: Essencial para o controle de entradas e saídas financeiras;
- Orçamento anual da empresa: Mostra como os recursos foram aplicados ao longo de todo ano;
- Fluxo de Caixa: O mais importante de todos, pois é quem controla e planeja as finanças gerais da empresa, fazendo com que sempre haja saldo disponível para gerar capital de giro.
Como elaborar o Planejamento Orçamentário
Primeiramente, antes de dar qualquer passo, algumas perguntas devem ser feitas para saber a atual situação da organização.
- Onde a empresa está atualmente?
- Qual a meta estabelecida a ser alcançada?
- Qual caminho será traçado para alcançá-la?
- Em que estágio de maturidade a empresa se encontra?
- Como estão estruturados os custos, gastos e despesas?
- Como estou acompanhando os rumos do empreendimento?
Logo após responder essas questões, alguns passos são fundamentais para que o orçamento seja feito de forma correta.
- Estabelecer o plano de metas do período;
- Calcular a projeção de venda para o período desejado;
- Definir os custos fixos;
- Definir os custos variáveis;
- Evidenciar os custos e despesas com o quadro de funcionários;
- Definir as despesas operacionais;
- Elaborar um orçamento para investimentos e melhorias.
Tendo em mãos esses dados, é possível analisar a concentração exata do capital da empresa e verificar se existe alguma área em particular que possa ter uma redução de custos sem alterar a atividade.
De forma semelhante, essa análise aponta os setores que precisam de mais investimentos.
As três ferramentas fundamentais para qualquer negócio são: O fluxo de caixa, o Balanço Patrimonial e a DRE.
E é com base nelas que o planejamento será feito e como resultado, há o equilíbrio dos negócios e otimização dos processos.
Conclusão
Em síntese, o planejamento orçamentário é a ferramenta mais importante para prever as projeções futuras da empresa.
Com essas informações, os responsáveis têm uma noção antecipada das ações que podem ser necessárias lá na frente antes que acarretem problemas.
Apesar de sua definição levar ao entendimento de que ele prevê o futuro, não se deve confundir com tentar adivinhar o que vai acontecer.
Essa previsão é feita com base em dados concretos, coletados em diferentes fontes e considerando o histórico da empresa.
Aqui na Propagar Training temos um treinamento – Gestão Estratégica e Novas Técnicas do Planejamento Orçamentário que tem o objetivo de apresentar de maneira prática as principais ferramentas e metodologias utilizadas no plano orçamentário incluindo: BEYOND BUDGETING, ORÇAMENTO BASE ZERO, ORÇAMENTO MATRICIAL e ORÇAMENTO POR ATIVIDADES.
